Geschiedenis van de organisatie
In 1985 tekenden de Provincie Zuid-Holland en de gemeenten Nootdorp en Pijnacker een convenant voor de gezamenlijke ontwikkeling van het gebied van de Dobbeplas en de instelling van de functionele commissie Dobbeplas. Deze commissie kreeg tot taak een uitvoeringsplan op te stellen op basis van het door de Stuurgroep Randstadstructuur Zuid-Holland vastgestelde Landschapsinrichtingsplan Bieslandse Bos, waar de Dobbeplas deel van uitmaakte. De grond van de Dobbeplas werd eigendom van het Rijk, dat tevens 75% van de kosten voor de inrichting ter beschikking stelde. In 2005 ging de Functionele Commissie op in de Gemeenschappelijke regeling Natuur- en Recreatieschap Dobbeplas met als deelnemers de provincie Zuid-Holland en de in 2002 ontstane fusiegemeente Pijnacker-Nootdorp. Een voorgenomen samenwerking met de gemeente Delft in het Recreatieschap Dobbeplas ging uiteindelijk niet door.
Geschiedenis van het archief
Van de geschiedenis van het archief is niet veel bekend, maar vermoedelijk maakte het deel uit van het secretariaat van de Functionele Commissie, dat zich aanvankelijk in het Provinciehuis in Den Haag bevond. Van 1989-1991 bevond het secretariaat zich in het provinciehuis aan de Koningskade 1 in Den Haag. In 1992 verhuisde het naar een kantoor in Berkel en Rodenrijs waar Groenservice Zuid-Holland (GZH) werkruimte huurde. GZH voerde vanaf de jaren 90 een aantal taken uit voor de recreatieschappen, waaronder het archiefbeheer. In 1998 is het archief in het kader van de reorganisatie van GZH overgebracht naar het gebouw van GZH in Schiedam aan de Overschieseweg. Met de opheffing van GZH in 2016 hebben de recreatieschappen de uitvoering van deze taken met ingang van 1 januari 2017 overgedragen aan Staatsbosbeheer. Het Natuur- en Recreatieschap Dobbeplas werd echter tegelijkertijd opgeheven en wel met ingang van 31 december 2016.
Omvang en staat van het archief, verantwoording van de bewerking
In 2007 was er al een voornemen tot bewerking, selectie en overdracht van de archieven, maar dit heeft geen doorgang gevonden. Wel is door de archiefmedewerker van GZH vernietigd uit de archieven en zijn de te bewaren dossiers in een voorlopige inventaris beschreven. De opheffing van GZH vormde voor de besturen van alle Zuid-Hollandse recreatieschappen aanleiding om de archiefwettelijke zorg en beheer goed te regelen. Voor alle nog bestaande recreatieschappen werden archiefverordeningen vastgesteld, archivarissen benoemd en archiefbewaarplaatsen aangewezen. Aangezien GZH een provinciale dienst was en verantwoordelijk voor het archiefbeheer diende de Provincie Zuid-Holland de archieven van de recreatieschappen en de diverse voorgangers in goede en geordende staat te brengen en aan de archivarissen van de schappen over te dragen. In 2018 heeft de Provincie Zuid-Holland aan DOCFactory opdracht verstrekt voor het bewerken van de historische archieven van de Zuid-Hollandse Recreatieschappen, zoals die zich op dat ogenblik bevonden in het kantoor van GZH te Schiedam.
