Detail Archief Delft

INVENTARIS VAN HET ARCHIEF VAN DE COMMISSIE VOOR CULTUURBELEID

1972-1986.

 

Inleiding

De Geschiedenis van de Culturele Gemeenschap

INSTELLING

 

Op 17 oktober 1970 werd door de culturele raad van de gemeente Delft aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft voorgesteld te besluiten tot opheffing van de culturele raad en over te gaan tot de voorbereiding van een culturele gemeenschap met meer uitgebreide bevoegdheden. Daarna werd een werkgroep ingesteld, welke tot taak kreeg een dergelijke culturele gemeenschap voor te bereiden.

Op 12 december 1972 werd door de gemeenteraad van Delft besloten tot instelling van een raad voor het cultuurbeleid, onder de naam “Culturele Gemeenschap”.

Besloten werd tevens deze raad aan te wijzen als een commissie, bedoeld in artikel 61, lid 1, sub a, van de gemeentewet.

Door instelling van de Culturele Gemeenschap en het overdragen van bevoegdheden vond er een verschuiving van werkzaamheden plaats van het bureau voor culturele zaken van de afdeling welzijn naar de Culturele Gemeenschap.

Voor de afdeling welzijn ontstond hierdoor een nieuwe taak, namelijk het beadviseren van voorstellen, die, die door de Culturele Gemeenschap werden gedaan.

 

DOEL

 

Uitgangspunt voor dit besluit was, zoals vermeld in het raadsvoorstel van 29 november 1972:

“De Culturele Gemeenschap stelt zich ten doel het welzijn van de bevolking van Delft en omstreken in cultureel opzicht te bevorderen met inachtneming van de zelfstandigheid van de op dit terrein werkzame organisaties, instellingen en personen.”

Dit doel moest worden bereikt onder andere door het uitoefenen van bevoegdheden van de gemeenteraad of van het college van burgemeester en wethouders op het cultureel terrein en het uitvoeren of medewerken aan de uitvoering van gemeentelijke regelingen op cultureel terrein.

 

SAMENSTELLING

 

De Culturele Gemeenschap was samengesteld uit:

a.                     een algemeen bestuur;

b.                     een dagelijks bestuur;

c.                     een aantal secties, die elk een bepaald gedeelte van het culturele leven bestreken;

De secties bestonden uit leden van organisaties en instellingen, die op het betrokken terrein werkzaam waren. Iedere sectie had een eigen bestuur.

Het algemeen bestuur bestond uit:

Twee leden uit iedere sectie, twee gemeenteraadsleden en ten hoogste drie personen door de gemeenteraad benoemd vanwege hun algemene belangstelling en/of bijzondere deskundigheid

Tot voorzitter van de Culturele Gemeenschap kon de met de portefeuille van culturele zaken belaste wethouder door het college van burgemeester en wethouders worden benoemd, indien het college van dit recht geen gebruik wenste te maken, kon de voorzitter door het college uit het algemeen bestuur worden gekozen.

Als secretaris van de Culturele Gemeenschap werd door het college van burgemeester en wethouders een ambtenaar van het bureau voor culturele zaken van de afdeling welzijn aangewezen.

Deze secretaris had in de vergaderingen van het algemeen en het dagelijks bestuur een adviserende stem.

 

 

BEVOEGDHEDEN EN TAKEN

 

Aan de culturele Gemeenschap werd overgedragen de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen binnen het kader van de goedgekeurde gemeentebegroting ten aanzien van:

a.                     het doen van uitgaven ten laste van de volgende fondsen:

                        het museumfonds,

                        het fonds voor eigentijdse kunst

                        het fonds voor historische publicates over Delft

                        het fonds voor de stadsverfraaiing

                        het fondsvoorculturele doeleinden en

                        het muziekinstrumentenfonds;

b                      uitvoering van de verordening algemene subsidievoorwaarden dd. 27 februari 1957, voorzover betrekking hebbende op culturele instellingen;

c                      kunstzinnige vorming door middel van rondleidingen;

                        de uitgave van de agenda van culturele activiteiten;

                        concerten, toneel- en filmvoorstellingen voor de jeugd;

                        het uitgeven van een cultureel jongeren paspoort;

                        het beheer van een verrijdbare muziektent;

                        subsidies voor aankoop van werken van beeldende kunst door particulieren als aanvulling op de rijksbijdrage

                        subsidies ten behoeve van het houden van orgelconcerten;

                        uitgaven voor de verlichting van gebouwen, bruggen e.d., gedurende het zomerseizoen;

                        uitgaven voor het onderhoud en herstel van hekwerken en monumenten, alsmede ten laste van de post “uitgaven voor culturele activiteiten” (in de gemeentebegroting genoemd), niet vallende onder andere posten.

 

Naast het uitoefenen van de eigen bevoegdheden was voorts het verstrekken van adviezen op cultureel terrein en het ontplooien van eigen initiatieven om het culturele leven van Delft te stimuleren, een belangrijke taak van de Culturele Gemeenschap.

 

De Culturele Gemeenschap werd het beleidsvoorbereidende, beleidsadviserende en beleidsuitvoerende instituut op het terrein van de cultuur.

Beleidsbeslissingen werden genomen door de raadscommissie c.q. de gemeenteraad.

 

TAAKVERDELING

 

Het algemeen bestuur moest, alvorens een beslissing te kunnen nemen, advies vragen aan de secties, elk voor het door haar bestreken terrein, over de daarvoor in aanmerking komende zaken

De secties konden uit eigen beweging de Culturele Gemeenschap adviseren.

Het algemeen bestuur kon, onder haar verantwoordelijkheid en voor zover wenselijk, een sectie werkzaamheden opdragen ter uitwerking van door deze gemeenschap genomen besluiten.

Een sectie moest de samenwerking en het overleg bevorderen tussen alle organisaties, instellingen en personen op cultureel terrein binnen die sectie werkzaam en ook contact houden met organisaties, instellingen en personen die wel op het terrein van de sectie werkzaam waren, maar niet bij de Culturele Gemeenschap waren aangesloten.

 

Het algemeen bestuur had de leiding van de Culturele Gemeenschap en had tot taak de coördinatie van de verschillende aktiviteiten binnen de Culturele Gemeenschap te bevorderen.

Per jaar moest het algemeen bestuur het verslag van werkzaamheden van de Culturele Gemeenschap over het afgelopen jaar vaststellen.

 

Het algemeen bestuur moest een huishoudelijk reglement en instructies vaststellen, welke de goedkeuring moesten hebben van burgemeester en wethouders en gehoord de daarvoor in aanmerking komende raadscommissies.

 

Het dagelijks bestuur moest de besluiten van het algemeen bestuur uitvoeren en had verder de zorg voor de dagelijkse gang van zaken en de voorbereiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

Het dagelijks bestuur had tevens de bevoegdheid om in spoedeisende gevallen voorlopige voorzieningen te treffen, maar daarvan zo spoedig mogelijk mededeling te doen aan het algemeen bestuur.

 

De secretaris moest er zorg voor dragen, dat de leden van de Culturele Gemeenschap omtrent alle besluiten en werkzaamheden een zo volledig mogelijke informatie hadden.

 

PERSONEEL

 

Het personeel van de Culturele Gemeenschap werd op aanbeveling van het algemeen bestuur benoemd en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders en was in dienst van de gemeente Delft.

Het personeel bestond uit een algemeen secretaris, een sectie-secretarisen een buro-secretaresse.

Als algemeen secretaris werd gekozen voor de combinatie secretarie-ambtenaar cultuur en algemeen secretaris Culturele Gemeenschap in één persoon.

 

RELATIE TOT DE AFDELING WELZIJN VAN DE GEMEENTE DELFT

 

De werkzaamheden van het voormalige bureau culturele zaken van de afdeling welzijn werd geheel overgedragen aan de Culturele Gemeenschap. De afdleing welzijn bleef wel belast met de beleidsadviseringaan het college van burgemeester en wethouders.

Het hoofd van de afdeling welzijn werd als adviseur aan de Culturele Gemeenschap toegevoegd.

De ambtenarien, werkzaam voor de Culturele Gemeenschap bleven deelnemen aan het overleg van ambtenaren binnen de afdeling welzijn, het plenair beraad.

De administratieve afhandeling van onder meer subsidiezaken werd door de afdeling welzijn en de afdeling financiën van de gemeente-secretarie verzorgd.

Deskundigen vanuit de afdeling welzijn zaten in het algemeen bestuur van de Culturele Gemeenschap.

 

FUNCTIONEREN

 

In de geschiedenis van de Culturele Gemeenschap werd regelmatig het functioneren bekeken, namelijk op de volgende tijdstippen:

juni 1975 : de inventariserende nota “de C.G. de ja of de nee”,

 “vrijehid aan het lijntje”,

januari 1980 : de nota’s “de rol van de politiek in de cultuur” en “de C.G. wat moet je ermee”,

april 1982 : de notitie “De Culturele Gemeenschap : aanpakken of inpakken ? “,

oktober 1983 : tijdens de forumdiscussie ter gelegenheid van het tweede lustrum.

 

STAFORGAAN KULTUUR

 

Het staforgaan kultuur werd in 1977 als een nieuw blok ingevoegd in de besluitvormingsprocessen van de gemeente delft. Dit staforgaan was te vergelijken met een wethoudersoverleg, met dit verschil dat het staforgaan kultuur veel meer zou gaan doen dan slechts overleggen.

 

In het staforgaan werd het beleidskader en het financiële kader aangegeven waarbinnen de advisering en de uitvoering van de Culturele Gemeenschap diende te blijven. Hier werden de culturele aangelegenheden in relatie gebracht met andere welzijnsaspecten.

De wethouder voor Vorming, Recreatie en Samenlevingsopbouw, het hoofd van de afdeling welzijn, de bestuurlijk medewerker van de afdeling welzijn, de voorzitter en de algemeen secretaris van de Culturele Gemeenschap maken deel uit van het staforgaan kultuur.

 

WERKGROEP KUNSTTOEPASSING

 

De werkgroep kunsttoepassing is een werkgroep van de sectie Beeldende Kunst.

Deze werd in 1979 onderverdeeld in drie werkgroepen: de werkgroep kunsttoepassing, de werkgroep zustersteden en de werkgroep ASK-regeling.

 

RELATIE TOT DE DELFTSE KUNSTSTICHTING

 

De op zichzelf staande Delftse Kunststichting werd in 1973 opgericht met het doel een bundeling tot stand te brengen op het gebied van de organisatie van theater en muziek in Delft.

Benoeming en herbenoeming van het bestuur geschiedde door het college van burgemeester en wethouders, dan wel door de Culturele Gemeenschap.

De Culturele Gemeenschap kon aanbevelingen doen met betrekking tot de samenstelling van het bestuur.

De Delftse Kunststichting moest meewerken aan de vorm en de ontwikkeling van de Culturele Gemeenschap.

Om de relatie met de Culturele Gemeenschap te versterken was de directeur van de Delftse Kunststichting tevens secretaris van de sectie Theater en Film van de Culturele Gemeenschap.

 

HUISVESTING

 

De Culturele Gemeenschap was gehuisvest in het pand Schoolstraat 36 te Delft.
 

OPHEFFING

 

Per 1 november 1985 besloot het algemeen bestuur haar werkzaamheden op te schorten.

Oorzaak was de vacature van algemeen secretaris en de beperking van de mogelijkheden om de taken en bevoegdheden op een behoorlijke manier uit te voeren, mede door het verminderen van de vrij besteedbare middelen.

Op voorstel van het college van burgemeester en wethouders dd. 6 november 1985 besloot het algemeen bestuur van de Culturele Gemeenschap in haar vergadering van 13 november 1985 de aan hen gedelegeerde bevoegdheden terug te geven.

 

DE GESCHIEDENIS VAN HET ARCHIEF

 

Het archief van de Culturele Gemeenschap werd gevormd door ambtenaren van de afdeling interne zaken van de gemeentesecretarie.

Er vond een zaaksgewijze ordening plaats door middel van een door een ambtenaar van afdeling interne zaken ontworpen code, die was gebaseerd op de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Deze code had een indeling naar Organisatie, Personeel en Taak.

 

Vanaf ± 1981 werd het archief bijgehouden door een medewerker van de Culturele Gemeenschap en werd deze code wat meer vrijblijvend ingevuld en gehanteerd.

Naast de code bestond er een alfabetische lijst met onderwerpen, waardoor de dossiers ook op eenvoudiger wijze door andere dan de archiefvormend ambtenaar op te zoeken waren.

 

Het archief was geplaatst in kasten in de nabijheid van het buro van de Culturele Gemeenschap in het pand Schoolstraat 36.

 

Na opheffing van de Culturele Gemeenschap werd het archief overgedragen aan de dienst Welzijn, Onderwijs, Cultuur van de gemeente Delft.

Op het moment van inventarisatie had vernietiging van archiefstukken nog niet plaatsgevonden.

Na inventarisatie wordt het archief overgedragen aan de Gemeentelijke Archiefdienst.

 

VERANTWOORDING VAN DE INVENTARISATIE

 

De inventarisatie betreft het gehele archief van de Culturele Gemeenschap over de periode 1972 tot en met 1985.

 

Tijdens de inventarisatie werd naast het beschrijven van de archiefbestanddelen ook aandacht besteed aan de selectie en de vernietiging.

De daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden worden vernietigd aan de hand van de “Handleiding vernietiging archiefbescheiden (inter-)gemeentelijke organen voor archieven dagtekende van nà 1850”.

De archiefstukken die op een later tijdstip kunnen worden vernietigd, zijn afgesteld op vernietigingsjaar.

 

De omvang van het archief was vòòr de inventarisatie ± 16 meter. Na de inventarisatie beslaat dit

± 4 meter.

Het geïnventariseerde archief bevindt zich in het gebouw van de Gemeentelijke Archiefdienst, Oude Delft 169 te Delft.

 

Het archief werd aangetroffen in een wanordelijke toestand.

Tijdens de laatste twee jaar van het bestaan van de Culturele Gemeenschap waren er geen stukken meer opgeborgen in de dossiers. Deze waren los aan het archief toegevoegd.

In het archief bevonden zich veel kopieën van nota’s en brieven aan het college van burgemeester en wethouders, waarvan de originelen zich in het archief van de gemeentesecretarie bevinden. Ook waren er veel dubbele exemplaren van stukken.

Er was een duidelijke vermenging van taken van de secretaris van de Culturele Gemeenschap, die tevens ambtenaar was op de afdel;ing welzijn van de gemeentesecretarie.

 

De Culturele Gemeenschap had geen eigen begroting of rekening, maar werd opgenomen in de gemeentebegroting en gemeenterekening, waarvoor gegevens werden aangeleverd.

 

De lijst van ingekomen en uitgaande stukken over de periode 1972 – 1982 is verloren gegaan.

 

Voor de ordening van de archiefbescheiden in de inventaris is gebruik gemaakt van de code van de Culturele Gemeenschap. Deze code is gebaseerd op de basisarchiefcode van de Nederlandse Gemeenten.

In de rubrieken zijn de beschrijvingen geheel chronologisch opgenomen.

 

Deze archiefinventaris is tot stand gekomen in het kader van de cursus Voortgezette Vorming Archiefbeheer (V.V.A.) 1990 – 1991.

Doordat de inventarisatie moest gebeuren naast mijn normale dagelijkse werkzaamheden als chef documentaire informatievoorziening van de afdeling Planning en interne dienstverlening van de dienst Welzijn, Onderwijs, Cultuur, was het niet mogelijk de inventarisatie al in 1991 tot een einde te brengen.

Mede door de stimulerende werking van mijn mentor mevrouw J. Valenbreder, inspecteur van de gemeentelijke archieven, en de heer A. Rozemond, gemeente archivaris, heb ik mijn werkzaamheden kunnen voltooien. Deze wil ik hiervoor dan ook hartelijk bedanken.

Tenslotte wil ik de directeur van de dienst Welzijn, Onderwijs, Cultuur, de heer D. Monsma, en het hoofd van de afdeling Planning en Interne dienstverlening, mevrouw F. Wethmar, bedanken voor de faciliteiten die mij ter beschikking werden gesteld.