Geschiedenis van de organisatie
De organisatie is reeds in de jaren dertig ontstaan, maar was geen formele dienst met eigen begroting en rekening. Zij maakte als afdeling deel uit van de organisatie van de gemeentesecretarie. Niettemin functioneerde zij als ware het een zelfstandig organisatieonderdeel. Het hoofd van de afdeling was in eerste instantie de gemeentearchitect, later werd een apart hoofd van de Dienst gemeentewerken aangesteld.
In 1952 is de beheersverordening diensten en bedrijven vastgesteld door de gemeenteraad van Pijnacker. Vanaf dat moment was de Dienst Gemeentewerken een formeel zelfstandig gemeentelijk organisatieonderdeel met een eigen begroting en rekening. En werd zij geleid door een eigen directeur.
De Dienst Gemeentewerken was verantwoordelijk voor het beheren en instandhouden van de openbare ruimte op het grondgebied van de gemeente Pijnacker. Zij adviseerde en was ook verantwoordelijk voor het in eigendom verkrijgen en vervreemden van grond en opstallen. Ook voor het ontwerpen en plannen van uitbreidingen voor woningbouw, bedrijfsterreinen en recreatieve voorzieningen was de Dienst Gemeentewerken initiatiefnemer. Daarnaast adviseerde zij bij het aanvragen om bouw- en milieuvergunningen. Dit alles binnen de bevoegdheden zoals die door de gemeenteraad waren vastgesteld in de gemeentelijke verordeningen.
In de jaren zestig en zeventig breidde de gemeente Pijnacker zich sterk uit. Er werden nieuwbouwplannen ontwikkeld en gerealiseerd in Noord en plan Koningshof. Bedrijfsterreinen werden gepland en aangelegd evenals de recreatieve ruimten voor de regio; het Bieslandse Bos. Eind jaren tachtig/begin jaren negentig kwam de landelijke VINEX-nota uit. Als snel bleek dat het één en ander zich ook binnen het grondgebied van Pijnacker zou gaan afspelen. Enkele gebieden zoals Delfgauw en Tolhoek werden als bouwlocatie aangewezen. Ook werd de vestiging van een groot distributiecentrum langs de A13 gerealiseerd.
Door de toename van activiteiten van de Dienst Gemeentewerken, nam de omvang van het personeelsbestand toe. Er was behoefte aan een nieuw kantoorgebouw met gemeentewerf en een brandweergarage. Deze ambtelijke onderkomens werden eind zestiger jaren gerealiseerd. Begin negentiger jaren werden plannen gemaakt voor de bouw van een nieuw kantoorgebouw. Uiteindelijk werd de keuze gemaakt om dat gebouw te realiseren op de plaats waar het oorspronkelijke kantoor van de Dienst Gemeentewerken en de gemeentewerf stond. Uiteindelijk is in dit gebouw tevens het bestuur en de ambtelijke organisatie van de gemeente Pijnacker gehuisvest. De buitendienst verhuisde naar een nieuw terrein op bedrijventerrein "De Boezem".
In de jaren tachtig werd duidelijk dat de huidige, gescheiden, organisatiestructuur niet meer voldeed. In 1986 werd een organisatieonderzoek verricht en dit heeft geresulteerd in een organisatieaanpassing waarbij de scheiding tussen de Dienst Gemeentewerken en Gemeentesecretarie werd opgeheven.
Per 1 januari 1994 is de Dienst Gemeentewerken opgeheven, evenals de Gemeentesecretarie. De werkzaamheden werden toen geïntegreerd Vanaf dat ogenblik bestond de organisatie uit drie sectoren: Middelen, Maatschappelijk Welzijn en Ruimtelijke Ordening en Beheer.
Geschiedenis van het archief
Weliswaar viel de afdeling gemeentewerken formeel onder de organisatie van de gemeentesecretarie, reeds vanaf de instelling van de afdeling, vormde zij haar eigen archief, los van het archief van de gemeentesecretarie. Het hoofd van de afdeling was verantwoordelijk voor het beheer van het archief. Na de formele instelling tot dienst Gemeentewerken was de directeur hiervoor verantwoordelijk.
Het archiefbestand loopt formeel vanaf 1935, echter ook voor deze periode was er kennelijk al een soort van archief aanwezig. Dit blijkt uit het gegeven dat er correspondentie van voor 1935 is opgenomen in dit archiefbestand.
In eerste instantie was de Dienst Gemeentewerken gehuisvest in hetzelfde gebouw als waarin de Gemeentesecretarie was gehuisvest. De archieven van gemeentesecretarie en Dienst Gemeentewerken waren wel gescheiden. Er werd dus door de Dienst Gemeentewerken reeds een eigen archief gevormd. Dit archief was zeer summier geordend, waarbij echter wel de Basis Archief Code als uitgangspunt werd genomen.
Het was gebruikelijk dat het hoofd Gemeentewerken ook commandant van de vrijwillige brandweer was. Correspondentie en stukken hiervan zijn geïntegreerd in dit archiefbestand.
Het archief werd tot en met de jaren zeventig bijgehouden door de ambtenaren die tevens belast waren met het uitvoerend werk. Iedere ambtenaar vormde zijn eigen dossier en na voltooiing van het werk, werden de dossiers op classificatievolgorde weggezet in het archief. Vanaf de jaren zeventig werd het archief beheerd en bijgehouden door een gediplomeerd archiefmedewerker/ster.
In verband met de organisatieaanpassing, waarin de Dienst Gemeentewerken en de Gemeentesecretarie zijn geïntegreerd in één organisatie, is het archief per 31 december 1992 afgesloten.
In 1991 is door het Adviesbureau ODRP van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een start gemaakt met het selecteren op bewaren en vernietigen en inventariseren van het archief. Na de organisatieaanpassing is dit project verder voortgezet. Een en ander heeft geresulteerd in een afgesloten opgeschoond en geïnventariseerd archief. Het archief was toegankelijk gemaakt door middel van een geautomatiseerde dossierinventaris, Arking (later Filetrak).
De inventaris is vanuit het oorspronkelijk gebruikte dossierinventarisatie programma Filetrak geconverteerd naar het programma Corsa. Vanuit dit programma is een conversie gemaakt naar MSWord.
In 1967 werd het gemeentehuis verbouwd waarbij de zolderverdieping werd omgevormd tot kantoor. Hier werd ook het archief geplaatst. Toen in 1974 een nieuw kantoorpand met gemeenteloods aan de Emmastraat 165 werd gebouwd voor de dienst, verhuisde het archief mee.
In de periode 1995-1997 zijn de gebouwen aan de Emmastraat 165 gesloopt. Tijdens de bouw van het nieuwe gemeentekantoor is het archief geplaatst in de tijdelijke huisvesting in portacabins. Nadat het nieuwe gemeentekantoor in 1997 in gebruik werd genomen, is het archief in de nieuwe archiefruimte geplaatst. Na de samenvoeging van de gemeenten Pijnacker en Nootdorp tot de nieuwe gemeente Pijnacker-Nootdorp per 1 januari 2002 is het gemeentekantoor in 2002 aan de achterzijde uitgebouwd o.a. met een nieuwe archiefruimte waar het archief is geplaatst.
Verantwoording van de bewerking
Het archief is sinds 2002 geplaatst in de archiefruimte in het gemeentekantoor van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, Raadhuisplein 1 in Pijnacker. De dossiers waren gehecht in dossiermappen en geplaatst in archiefdozen. Tekeningen en eventuele bijlagen zaten in zogenaamde bijlagenzakken. Dossiermappen, bijlagenzakken en archiefdozen waren niet van zuurvrij materiaal.
In 2006 is opdracht verstrekt aan de firma DOXsupport voor het maken van een traditioneel beschrijvende inventaris van dit archief. In 2007 en 2008 zijn de werkzaamheden uitgevoerd. De te vernietigen stukken waren door het Adviesbureau ODRP van de VNG reeds verwijderd uit het archief. Voor een betere toegankelijkheid in verband met de overbrenging naar de archiefbewaarplaats is besloten het archief te voorzien van een beschrijvende inventaris.
Tijdens de bewerking zijn de archiefbescheiden ontdaan van nietjes, paperclips en plastic materiaal en verpakt in zuurvrije materialen. De inventaris is in beschrijvende vorm opgesteld, met een inleiding waarin de geschiedenis van de organisatie, de geschiedenis van het archief en een verantwoording van de bewerking is opgenomen. De beschrijvingen zijn in de beschrijvende vorm opgenomen, waarbij als redactionele vorm “stukken betreffende” is gebruikt. Alle dossiers na de bewerking geplaatst in de genummerde volgorde, zoals ze ook in de inventaris zijn opgenomen. Door veranderende inzichten kwam twee meter archief alsnog voor vernietiging in aanmerking, waardoor het archiefbestand nu totaal 25,5 strekkende meter beslaat.
In het archiefbestand zijn regelmatig foto's aangetroffen, veel al in zwart/wit uitgevoerd.
In de omschrijving en/of in een N.B. is dit vermeld.
Meerdere series van foto’s zijn te vinden in de inventarisnummers: 249, 275, 277, 287, 406, 493, 555, 562, 614, 621, 666, 678, 703, 706, 794, 795, 900, 916, 924, 973 en 1024.
Vermeldenswaard zijn de fotoseries die een indruk geven van het straatbeeld in Pijnacker in verschillende jaren. In inventarisnummer 703 zijn foto's opgenomen van het straatbeeld van de Vlielandseweg in 1976.
Ook en goed overzicht geeft een fotoserie in inventarisnummer 794 van een groot aantal straten in Pijnacker in 1979 In inventarisnummer 900 zitten foto's van de Noordeindseweg gemaakt in 1984.
In inventarisnummer 326 is correspondentie opgenomen over een saillant onderwerp namelijk een te vormen nieuwe stad in randstad Holland waarin Pijnacker zijdelings wordt genoemd. Dit plan is overigens niet gerealiseerd.
In inventarisnummer 1035 is een afbeelding opgenomen van een muziektent die de bevolking van Pijnacker na een geldinzamelingsactie in 1950 heeft gekocht. Deze muziektent is gekocht van de gemeente Veghel. Later is deze afgebroken.
Aan de inhoud van deze inventaris zijn geen beperkende bepalingen gesteld.
